工作通知

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          湖北大學關于做好2020年上半年研究生遠程視頻答辯工作的通知

          發布時間:2020-05-14  發布作者:  點擊數:

          根據《湖北大學2020年上半年學位授予與研究生學位論文工作實施方案》,為做好我校研究生遠程視頻答辯工作,現就此項工作的開展進一步通知如下:

          一、總體要求

          學位論文答辯是學校學位授予質量保障流程中的重要環節。遠程視頻答辯與常規的現場答辯只是形式上的不同,除根據上級主管部門通知精神將答辯地點調整為網絡平臺,遠程視頻答辯的其他方面均須按照《湖北大學博士碩士學位授予工作細則》等相關文件規定執行。

          遠程視頻答辯工作流程與常規的現場答辯工作流程保持一致,在學?;謴驼_\行之前,遠程視頻答辯流程中涉及到的表格與文檔,均使用對應的電子版走工作流程。在流程中需要對表格與文檔中相關內容進行審核或審批并簽名處,可以使用電子版手寫簽名或者只審內容不填簽名。對于只審內容未填簽名的審核,選用電子郵件方式沿工作流程傳送審核結果,在電子郵件中寫明審核事項、審核結果、審核人,將相應電子版材料作為郵件的附件,報送給研究生院的此類材料,請將郵件發送至xw@hubu.edu.cn。此類材料紙質版上的簽名方式按附件7中關于紙質版材料簽名方式的說明執行。

          答辯過程中,除答辯人導師以外的所有列席參會人員的麥克、視頻均應處于關閉狀態;在不需要發言的時候,答辯委員、答辯人及其導師、答辯秘書的麥克均應處于關閉狀態;在不影響視頻答辯過程流暢性的情況下,答辯委員視頻應全程處于開啟狀態;答辯人須獨立完成匯報與答辯,在答辯人匯報與答辯環節,答辯人應持續處在一個單獨空間內,麥克、攝像頭持續保持開啟狀態,原則上不能中途離開和有外人進入。如因特殊情況答辯人需中途離開上述單獨空間,須向答辯委員會主席申請,獲批準后方可離開。對于學位論文答辯過程,須對關鍵環節截屏不少于8張。

          涉密學位論文不能采用遠程視頻方式進行答辯,答辯工作按照相關規定進行。對于不能保證遠程視頻答辯質量的,不能采用遠程視頻方式進行答辯。

          二、工作程序

          (一)提出申請

          申請人原則上應在計劃答辯日的前4天向學院提出遠程視頻答辯申請,提交電子版的《湖北大學學位論文評閱及答辯人員審批表》(附件1)、《研究生學位論文答辯公告》、學位論文答辯稿及答辯PPT,《研究生學位論文答辯公告》的內容與格式參考附件2,文件名命名方式:學院+學科或專業學位類別(領域)+學生類別:+學生姓名(如:哲學院哲學博士研究生:王***)。適應新的形勢,申請人是否提交《湖北大學2020年上半年研究生遠程視頻答辯申請表》由學院自定,研究生院不再做要求。

          (二)學院初審

          在收到答辯申請的當日,學院根據申請人的學位論文評閱成績、學習任務完成情況、導師意見和答辯委員會組成情況完成審核工作,并將通過審核申請人員的電子版《湖北大學學位論文評閱及答辯人員審批表》《研究生學位論文答辯公告》報送研究生院。

          (三)研究生院審核

          研究生院收到學院報送的遠程視頻答辯申請人的電子版《湖北大學學位論文評閱及答辯人員審批表》《研究生學位論文答辯公告》后,當日進行審核。審核通過后,當日將申請人的《研究生學位論文答辯公告》在研究生院網站上發布。答辯公告一經公布,一般不能更改。

          申請人的答辯公告在研究生院的網站上發布后,須按答辯公告舉行學位論文答辯。沒有在研究生院網站上發布答辯公告或者在研究生院網站上的答辯公告發布之前的答辯均為無效。

          (四)學院組織答辯

          1.前期準備

          1)設備

          為盡最大可能保證視頻答辯順利進行,答辯秘書、答辯委員、答辯人均應各自準備2臺設備分別作為參加答辯會的使用設備和備用設備。建議選用電腦作為使用設備、手機作為備用設備。

          2)工具軟件

          視頻答辯會需要使用的工具軟件主要有以下四類:

          一是視頻會議平臺。平臺應功能穩定、視頻與語音清晰流暢,支持在線播放PPT,可在線共享文件。推薦使用騰訊會議、ZOOM等作為遠程視頻答辯平臺,具體用法分別見附件8、附件9。

          二是投票表決工具。對于選用騰訊會議等沒有投票功能的視頻會議平臺者,推薦選用“群投票”“騰訊投票”等微信小程序作為匿名投票表決工具。

          三是截屏工具。原則上應使用電腦作為截屏的設備,推薦使用Snipaste、Hypersnap等軟件作為視頻答辨過程的截屏工具。

          四是在線溝通工具。推薦使用微信、QQ軟件。

          在答辯過程中,答辯人、答辯委員、答辯秘書各自需熟練使用的工具軟件如下:

          答辯人

          答辯委員

          答辯秘書

          視頻會議平臺

          在線溝通工具

          視頻會議平臺

          在線溝通工具

          視頻會議平臺

          投票表決工具

          截屏工具

          在線溝通工具

          答辯秘書應盡早確定答辯會所用工具軟件,提前在進行視頻答辯的視頻會議平臺上預訂好會場,并將選用的視頻會議平臺、預訂的會議號及密碼等方面的信息通知到答辯委員、答辯人及其他參會人員。答辯人、答辯委員、答辯秘書提前安裝好所需工具并能熟練使用。

          3)會議材料

          視頻答辯會需要使用的會議材料主要有以下四類:

          一是電子版學位論文答辯稿、答辯PPT。由答辯人提前報送給答辯秘書。

          二是答辯人學位論文的同行專家評閱意見書。由學院研究生秘書發送給答辯秘書。

          三是會議議程。由答辯秘書根據本通知的“2.舉行答辯”和實際情況制定。

          四是學位論文答辯表決票、學位論文答辯記錄表、答辯會與學位授予決議。學位論文答辯表決票由答辯秘書根據附件3在投票小程序上制作完成。學位論文答辯記錄表、答辯會與學位授予決議分別見附件4、附件5、附件6,由答辯秘書提前下載備用。

          答辯秘書原則上應提前3天將上述會議材料中的會議議程、答辯人的電子版學位論文答辯稿、同行專家評閱意見書發送給答辯委員。

          2.舉行答辯

          1)準備工作

          在答辯正式開始前10分鐘,答辯秘書負責落實到位以下準備工作:

          一是聯系答辯委員、答辯人及其導師、其他應參會人員進入視頻答辯平臺上的會議。為保證答辯會正常進行,將列席會議人員控制在合理規模。

          二是確認答辯委員、答辯人及其導師的身份、姓名信息完整顯示(如答辯主席-張**,答辯人-王**)。

          三是確認答辯人、答辯委員已準備就緒,視頻顯示已調整到合適狀態,麥克音量已調至合適水平。

          四是確認對答辯過程的視頻截屏的準備工作已準備就緒。

          2)答辯過程

          根據《湖北大學博士碩士學位授予工作細則》,結合視頻答辯的特點,論文答辯過程可按以下程序進行:

          答辯組織方介紹參會人員

          答辯秘書:將答辯委員會主席設為聯席主持人,確認答辯委員的視頻設為開啟狀態,對關鍵環節進行截屏(至少1張:視頻處于開啟狀態的全體答辯委員集體出現時的畫面)。

          答辯組織方:簡介參會人員,請答辯委員會主席主持會議。

          ②答辯委員會主席宣布答辯會開始

          答辯委員會主席:說明答辯程序,提出相關要求,宣布答辯開始。

          答辯人匯報并答辯

          答辯人:開啟麥克、視頻,在規定的時間內報告論文的主要內容、回答答辯委員的提問。

          答辯委員:聽取答辯人匯報,針對答辯人學位論文及匯報提出問題。

          答辯秘書:記錄委員提問與答辯人的回答,記入《湖北大學研究生學位論文答辯記錄》(附件 4),對關鍵環節進行截屏(每一位答辯人至少3張:答辯人呈現匯報PPT題目頁的畫面1張,答辯委員提問的畫面1張,答辯人回答委員提問的畫面1張)。

          答辯委員會審議表決

          答辯委員會主席:宣布答辯人匯報、答辯過程結束,進入答辯委員會審議表決環節,請答辯人及除導師以外的其他列席聽會人員暫時離開會場,主持審議表決工作。

          答辯人導師:根據需要簡介答辯人基本情況,然后離開會場。

          答辯委員:參考導師情況介紹和同行專家對論文的評閱意見,使用答辯秘書發放的微信小程序表決票對答辯人是否通過答辯、是否建議授予答辯人學位進行無記名投票(獲全體委員中三分之二及以上同意者為通過),討論并形成答辯委員會決議。

          答辯秘書:協助主席請答辯人及除導師以外的其他列席聽會人員暫時離開會場,將未及時離開人員暫時移出會場。對審議表決過程進行記錄,將投票表決結果及決議填入電子版的《湖北大學博士學位論文答辯與學位授予決議》(附件5)或者《湖北大學碩士學位論文答辯與學位授予決議》(附件6),該決議中答辯委員的簽名可使用電子版手寫簽名,答辯秘書在該電子版材料中不填寫簽名,后期在紙質版上填寫手寫簽名(或加蓋簽字印章)。對關鍵環節進行截屏(截屏至少3張:答辯委員討論時畫面1張、答辯秘書用在線溝通軟件發放答辯表決票畫面1張、對每一位答辯人的表決結果的畫面各1張)。

          ⑤宣布答辯委員會決議

          答辯秘書:重新邀請答辯人及其導師、其他列席聽會人員重新進入會場,確認其他列席聽會人員麥克、視頻均處于關閉狀態。對關鍵環節進行截屏(至少1張:答辯委員會主席宣布答辯結果畫面)。

          答辯委員會主席:宣布表決結果和答辯委員會決議,然后,宣布答辯過程結束。

          ⑥答辯組織方致謝,結束答辯活動。

          在答辯過程中,對每位答辯人答辯過程關鍵環節的截屏及數量匯總如下:

          編號

          截屏及最少數量

          1

          答辯會正式開始前,視頻處于開啟狀態的全體答辯委員集體出現時的畫面至少1張

          2

          答辯人匯報時,呈現匯報PPT題目頁的畫面至少1張

          3

          答辯人匯報后,答辯委員提問的畫面至少1張

          4

          答辯人回答委員提問的畫面至少1張

          5

          在答辯委員會審議表決環節,委員討論的畫面至少1張

          6

          答辯秘書用在線溝通軟件發放答辯表決票的畫面1張

          7

          對每一位答辯人的表決結果的畫面1張

          8

          答辯委員會主席宣布答辯結果的畫面至少1張

          3)修改、完善學位論文

          答辯人根據答辯委員的意見與建議,在導師的指導下,修改、完善學位論文,在學院規定的時間內按學院要求將電子版學位論文定稿報送至答辯秘書或者學院研究生秘書。

          3.答辯材料的整理與歸檔

          ①電子版材料

          答辯秘書應于視頻答辯結束后,在學院規定的時間內,按照《博士、碩士學位研究生答辯與學位授予相關材料一覽表》(附件7)的相關要求完成表中第1項至第7項的電子版材料工作,并報送至學院研究生秘書,研究生秘書對電子版材料進行審核、確認,與各研究生報送的電子版學位申請書一并歸檔。

          ②紙質版材料

          按照《湖北大學2020年上半年學位授予與研究生學位論文工作實施方案》的時間節點,6月15日前將《博士、碩士學位研究生答辯與學位授予相關材料一覽表》(附件7)表中紙質版材料與上述方案規定的其他紙質材料報研究生院。

          三、相關說明

          本通知依據《湖北大學2020年上半年學位授予與研究生學位論文工作實施方案》制定,是對其中關于遠程視頻答辯工作的細化,目的是為了推進學校遠程視頻答辯工作更有效地有序開展。




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